製品安全を確保するためのマニュアル作成の重要ポイント

製品安全におけるマニュアルの役割

製品マニュアルは、ユーザーが製品を正しく、安全に使用するための重要なツールです。特に、技術的に複雑な製品やリスクを伴う製品においては、マニュアルが適切に作成されていないと、ユーザーは誤った使用方法を選び、製品の性能を損なうだけでなく、事故や怪我のリスクが高まる可能性があります。そのため、製品マニュアルの主な役割は、ユーザーに対して正確でわかりやすい指示を提供し、製品の適切な使用を促すことです。

マニュアルには、基本的な使用手順、製品の特性、注意すべき点、保守やメンテナンスに関する情報が含まれる必要があります。また、製品の誤用によるリスクや、安全に使用するための具体的な対策も明示しなければなりません。特に、家庭用電化製品や医療機器、自動車部品のように、高い安全性が求められる製品では、マニュアルが正しく作成されていない場合、深刻な結果を招く恐れがあります。

適切に作成されたマニュアルは、製品の使用を単純に説明するだけでなく、ユーザーが製品の全ての機能を効果的に活用できるようにサポートします。例えば、電化製品や工具などの製品では、製品の多様な機能や使用方法について詳細に説明することで、ユーザーは製品を安全かつ効率的に使用することができます。

さらに、製品マニュアルは法的な役割も果たします。マニュアルに明記された安全対策をユーザーが遵守しなかった場合、製造業者が責任を免れるための証拠となり得ます。このように、製品マニュアルは製品の安全性と、製造業者および消費者の双方を保護する役割を果たしています。

製品安全に関連する法規制と標準

製品の安全性を確保するためには、製品マニュアルが法規制や国際的な標準に準拠していることが不可欠です。特に、グローバル市場で製品を販売する場合、各国で異なる規制に対応する必要があります。

CEマーキング

CEマーキングは、EU市場で製品を販売する際に必須の安全基準です。CEマーキングは、製品がEU内で適用される全ての関連指令や規制に適合していることを示すものであり、これがない製品はEU市場で販売することができません。CEマーキングの対象となる製品は多岐にわたり、家庭用電気製品、医療機器、機械装置などが含まれます。製品マニュアルにおいては、CEマーキングに適合するために、製品の使用に伴うリスクや安全に使用するための具体的な手順が明記される必要があります。

CEマーキングの取得には、製品が欧州指令（例えば、機械指令、低電圧指令、EMC指令など）に準拠していることを確認するための適合性評価が行われます。これに基づき、製造業者は適合宣言書を作成し、製品にCEマーキングを付与します。この過程では、製品マニュアルが関連指令に従っているかどうかが厳しくチェックされます。マニュアルには、ユーザーが製品を安全に使用するための情報が具体的に含まれている必要があり、特に、リスクのある作業や操作については詳細に説明されなければなりません。

製品安全一般指令（GPSD）

製品安全一般指令（GPSD）は、CEマーキングが適用されない製品に対しても、消費者の安全を確保するための規制です。この指令は、製品が市場に流通する際に、消費者に対するリスクがないことを保証します。GPSDに基づくマニュアルには、製品の適切な使用方法とリスク回避に関する具体的な指示が記載されていなければなりません。

例えば、GPSDの対象となる玩具や家具などの製品においては、ユーザーが正しく使用することで事故を未然に防ぐための注意事項が必要です。特に、幼児や高齢者が使用する可能性のある製品では、安全な使い方に関する注意喚起や、誤った使い方によって引き起こされるリスクに対する情報が重要です。これにより、製造業者は製品の安全性を確保し、消費者の保護を図ることができます。

ISO/IEC Guide 37

ISO/IEC Guide 37は、消費者向け製品の取扱説明書に関する国際基準です。このガイドラインは、製品マニュアルの作成において、ユーザーが製品を安全にかつ効果的に使用できるようにするための指針を提供します。ISO/IEC Guide 37は、特に消費者向け製品のマニュアル作成において、情報の明確さと一貫性を重視しています。

ISO/IEC Guide 37に準拠することで、製品マニュアルの品質が保証され、グローバル市場においても信頼性の高いマニュアルを提供することができます。このガイドラインでは、マニュアルの内容が消費者にとってわかりやすいものであることを求めており、専門用語や複雑な技術的な説明はできるだけ避け、簡潔で直感的な表現が推奨されています。

また、ISO/IEC Guide 37では、マニュアルのデザインやフォーマットにも配慮が必要です。読みやすいフォントやレイアウト、適切な図解やイラストを使用することで、ユーザーが必要な情報にすぐにアクセスできるようにすることが求められています。

わかりやすい表現とデザイン

製品マニュアルは、ユーザーが製品を安全にかつ効果的に使用できるように、シンプルで明確な言葉を使って説明することが重要です。特に、専門的な技術用語や業界特有の表現を避け、誰にでも理解できるような表現を心がけるべきです。多くの製品は幅広い消費者層を対象としているため、年齢や専門知識に関わらず、すべてのユーザーが容易に理解できる内容にする必要があります。

手順の説明においては、「準備」「実行」「完了後」という3つのステップに分けることで、ユーザーは手順を段階的に理解でき、操作がシンプルになります。たとえば、家電製品の使用方法を説明する際には、最初に製品のセットアップ手順（準備）、次に使用方法（実行）、そして最後に使用後の手入れや保管方法（完了後）を順序立てて説明することが効果的です。このように段階的に情報を提示することで、ユーザーが混乱せずに製品を操作できるようにします。

さらに、製品マニュアルの中で図解やイラストを効果的に活用することも重要です。文章だけでは伝わりにくい操作手順や注意事項を、視覚的に補強することで、ユーザーは情報をより直感的に理解することができます。特に、複雑な手順や安全性に関わる重要な部分については、適切な図解があると、ユーザーは一目で理解しやすくなります。

例えば、自動車のメンテナンスに関するマニュアルでは、エンジン部品の交換手順を詳細に説明するだけでなく、その手順を視覚的に示す図を含めることが推奨されます。また、家電製品の場合、デジタルディスプレイの操作方法を説明する際に、各ボタンや機能がどのように表示されるかを図解で示すことで、ユーザーの混乱を防ぐことができます。こうしたビジュアル要素は、特に複雑な製品において、ユーザー体験を大幅に改善します。

最後に、マニュアルのデザインそのものも使いやすさに影響します。フォントサイズや文字間隔、行間を調整して読みやすさを確保することが重要です。特に、マニュアルの対象者が高齢者や視力に問題がある人の場合、適切なフォントサイズやコントラストを使用することで、情報がよりアクセスしやすくなります。また、段落やセクションを明確に区切り、見出しを利用して情報を整理することで、ユーザーが必要な情報に迅速にアクセスできるようにします。

リスクアセスメントと危険情報の明示

製品の安全性を確保するためには、リスクアセスメントが欠かせません。リスクアセスメントとは、製品の使用に伴う潜在的なリスクを特定し、そのリスクが引き起こす可能性のある危険性を評価するプロセスです。このプロセスを経ることで、製品の設計段階から使用段階までにおける安全性を確保し、ユーザーが製品を正しく使えるようにします。

リスクアセスメントで特定されたリスクは、マニュアル内で明示しなければなりません。例えば、電化製品や化学薬品を使用する製品において、感電や爆発のリスクがある場合、それらのリスクを減らすための対策を具体的に提示します。たとえば、製品を使用する前に、電源を切る、適切な防護具を着用する、換気の良い場所で作業を行うなどの対策を記載します。このようなリスクを明確に示すことで、ユーザーが適切な対策を講じ、誤操作や事故を未然に防ぐことができます。

また、製品の安全性に関わる警告ラベルや注意喚起文も、マニュアル内に適切に配置することが重要です。これらのラベルや文言は、視覚的に目立つ場所に配置され、ユーザーがすぐに注意を払うように設計する必要があります。例えば、高温を発する製品や高電圧を使用する装置には、感電や火傷のリスクに関する警告ラベルを明確に表示し、どのような状況でリスクが発生するかを詳細に説明します。これにより、ユーザーは製品を安全に使用し、予期しない事故を防ぐことができます。

警告ラベルは、視覚的に目立つデザインであることが重要です。通常、赤色や黄色を使用して、危険性のレベルに応じた警告を示します。また、国際的な安全規格に準拠したアイコンやシンボルを使用することで、ユーザーはすぐに危険性を認識することができます。例えば、感電のリスクがある場合、雷のシンボルを使用し、危険な領域に近づかないように注意を促します。

さらに、注意喚起文においては、リスクが発生する具体的な状況を詳細に説明し、そのリスクを回避するための対策も併せて提示します。これには、適切な使用方法、メンテナンスの推奨頻度、不適切な使用によるリスクなどが含まれます。たとえば、重機を使用する際には、定期的なメンテナンスが必要であることや、保守を怠ると故障の原因になることを明確に記載することが求められます。

このように、リスクアセスメントに基づいた危険情報の明示は、製品の安全性を高めるための重要な手段です。製造業者は、マニュアルを通じて、ユーザーに対してリスクを明確に伝え、安全に製品を使用してもらうための指針を提供する責任があります。

多言語対応とローカライゼーション

グローバル市場において製品を展開する企業にとって、多言語対応のマニュアル作成は極めて重要です。消費者が異なる国や文化圏に広がっているため、製品を安全かつ効果的に使用してもらうためには、その国や地域の言語に対応したマニュアルが必須です。しかし、単に言語を翻訳するだけではなく、ローカライゼーションも欠かせません。

ローカライゼーションとは、翻訳に加えて、各国の文化的背景や法規制に適応させる作業を指します。例えば、ある国では特定の色やシンボルが異なる意味を持つ場合があります。アメリカでは緑色が「安全」を示す一方、他の地域では同じ色が異なるニュアンスを持つことがあるため、これらの違いを考慮してマニュアルをデザインする必要があります。また、各国の法規制や安全基準に従った情報をマニュアルに含めることが求められます。たとえば、EUで販売される製品にはCEマーキングに関する詳細な説明が必要ですが、これは他の市場では求められない場合があります。

ローカライゼーションには、言語だけでなく、文化や規制の違いも考慮しながら製品マニュアルを調整するという作業が伴います。これにより、各市場において製品が安全に使用され、法的基準にも準拠した形で販売されることが保証されます。

多言語マニュアルを効率的に作成するために、近年では機械翻訳が広く利用されています。機械翻訳は、大量の情報を短時間で多言語に変換できるため、コスト効率が高く、スピーディに多言語対応を進められます。しかし、機械翻訳だけでは十分ではありません。特に技術的な製品や専門的な用語を扱う場合、機械翻訳では微妙なニュアンスや専門用語を正確に伝えることが難しいことがあります。

そのため、機械翻訳によって生成されたマニュアルであっても、最終的には人間による校正が必要です。専門用語や文化的な微妙な違いに対応するためには、翻訳者がローカライズのプロセスに関与し、機械翻訳で不足している部分を補完します。これにより、誤訳を防ぎ、ユーザーに正確で信頼性のある情報を提供することができます。最終的に、適切に翻訳・ローカライズされたマニュアルは、企業の信頼性を高め、製品が国際市場で安全かつ効率的に使用されることを確保します。

マニュアルの定期的な更新とメンテナンス

製品マニュアルは、一度作成すれば終わりではなく、製品自体の変更や法規制の変化に応じて、定期的に更新される必要があります。例えば、製品に新機能が追加されたり、製造プロセスが変更された場合、その情報を反映するためにマニュアルも適時改訂しなければなりません。古いマニュアルをそのまま使い続けると、ユーザーが新しい機能を正しく理解できず、誤った使い方をするリスクが高まります。

さらに、各国の法規制が変更された場合も、マニュアルの内容を見直す必要があります。たとえば、製品安全に関する新しい規制や基準が導入された場合、それに準拠するための情報を追加することが求められます。このように、製品マニュアルは動的なドキュメントとして扱い、常に最新の情報をユーザーに提供することが重要です。

また、製品マニュアルの更新には、誤字脱字や表現の不明瞭さを見直すことも含まれます。特に、多言語対応のマニュアルでは、異なる言語間での表現の不一致や誤解を招く表現がないかを定期的にチェックすることが必要です。ユーザーがマニュアルを使って製品を正しく使用するためには、すべての情報が正確であることが求められます。

このように、定期的なメンテナンスと更新作業を行うことで、製品の安全性と信頼性を高め、ユーザーの誤操作や事故を未然に防ぐことができます。製品マニュアルは製品そのものと同じように重要な一部であり、製造業者は常に最新の情報を提供する責任を負っています。

具体的な企業事例

• 一蘭は、飲食業界における多言語対応の成功事例です。英語や中国語をはじめとする多言語対応を強化したことで、海外からのアクセス数が大幅に増加しました。この多言語化の取り組みにより、国際的な顧客層との接点が広がり、ブランド認知度の向上にもつながりました 。
• 株式会社ミツトヨは、精密測定機器メーカーであり、製品マニュアルを動画化することで、ユーザーが製品の使用方法を直感的に理解できるよう工夫しています。特に、複雑な操作を伴う製品においては、視覚的なガイドを取り入れることで、理解度が向上し、顧客サポートの効率化にもつながっています 。

引用元:

WOVN.ioの多言語化の事例に関する記事 株式会社ミツトヨの事例に関するCrevoの記事

まとめ

製品マニュアルは、製品の安全性を確保する上で不可欠なツールです。法規制や国際標準に準拠し、わかりやすく整理されたマニュアルを提供することで、ユーザーの誤使用を防ぎ、リスクを最小限に抑えることができます。特に、多言語対応やローカライゼーションの重要性が増す中、グローバル市場に適応したマニュアルは、企業の競争力を高める大きな要素となります。さらに、定期的な更新とメンテナンスにより、製品の改良や法規制の変更に応じて常に最新の情報を提供することで、顧客満足度を向上させることができます。企業が適切な製品マニュアルを提供することで、製品の安全性だけでなく、ブランドの信頼性も高めることが可能です。